La transcription audio des réunions est un outil précieux pour les entreprises. Elle permet de conserver une trace écrite des échanges, de partager les informations avec les collaborateurs et de capitaliser sur les décisions. Mais pour profiter pleinement de ces avantages, il faut éviter certains pièges. Voici les 5 erreurs les plus fréquentes lors de la transcription de réunions ainsi que des conseils pour les éviter.
Erreur n°1 : Ne pas préparer correctement l’enregistrement audio
La qualité de la transcription dépend avant tout de celle de l’enregistrement audio. Un son médiocre, parasité par des bruits de fond ou avec des intervenants inaudibles, rendra la tâche du transcripteur très difficile, voire impossible.
Pour éviter cela, enregistrez votre réunion dans une salle calme avec un équipement adapté et bien positionné. N’oubliez pas de faire un test avant de démarrer pour vérifier que tout fonctionne.
Erreur n°2 : Sous-estimer l’expertise nécessaire à la transcription
Face à un besoin de transcription, on peut être tenté de se dire qu’un membre de l’équipe pourra s’en charger. Mais attention, transcrire demande des compétences spécifiques et beaucoup de temps.
Le risque, en confiant cette tâche à une personne non formée, est d’obtenir un résultat approximatif, truffé d’erreurs et d’oublis. Mieux vaut faire appel à un prestataire expert de la transcription qui vous garantira un rendu fidèle et exploitable.
Erreur n°3 : Ne pas briefer suffisamment le transcripteur
Pour retranscrire efficacement votre réunion, le transcripteur a besoin d’un minimum d’informations sur le contexte. Pensez à lui communiquer la liste des intervenants avec l’orthographe de leurs noms, prénoms et fonctions, les éventuels termes techniques ou spécifiques ainsi que les acronymes utilisés ainsi que l’objectif de la réunion.
Faute de ces éléments, votre prestataire risque de perdre un temps précieux à chercher des informations ou de faire des contresens.
Erreur n°4 : Avoir des attentes irréalistes sur les délais
Transcrire une réunion prend du temps, surtout si l’enregistrement est long et les intervenants nombreux. En moyenne, il faut 4 à 5 heures pour transcrire une heure d’audio.
N’attendez donc pas le dernier moment pour lancer la transcription. Vous risqueriez de vous retrouver sans le compte-rendu dont vous avez besoin à un instant T. Anticipez vos besoins pour laisser au transcripteur le temps de faire un travail de qualité.
Erreur n°5 : Omettre de relire la transcription
Même quand on travaille avec un professionnel, il est recommandé de relire la transcription livrée. Cela vous permettra de vérifier que le contenu retranscrit vos échanges avec précision et de corriger d’éventuelles erreurs sur les aspects spécifiques à votre entreprise.
Gardez donc toujours un temps pour cette relecture et validation avant de diffuser et d’exploiter le compte-rendu.