La frappe de documents est une tâche essentielle pour de nombreuses entreprises, en particulier celles qui traitent de grands volumes d’informations écrites. Cependant, elle peut être très chronophage et coûteuse en termes de temps et de ressources. C’est pourquoi il peut être pertinent d’opter pour l’externalisation de la frappe de documents.
Les avantages de l’externalisation de la frappe de documents
Réduction des coûts
Un des principaux avantages de l’externalisation de la frappe de documents est la potentielle réduction des coûts associés à cette tâche.
Par exemple, au lieu d’embaucher du personnel en interne spécifiquement dédié à la réalisation de ces missions, il est possible de solliciter une entreprise spécialisée et de ne payer qu’en fonction des résultats obtenus ou du volume de travail effectué.
De plus, cela peut également engendrer une réduction des dépenses liées aux équipements nécessaires (ordinateurs, logiciels).
Gain de temps
L’externalisation permet de libérer du temps pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques et cruciales pour le développement de votre entreprise. En effet, les entreprises spécialisées dans la frappe de documents disposent souvent de technologies avancées et de processus efficaces pour mener à bien leurs missions rapidement et avec un haut niveau de qualité. Ainsi, la vitesse d’exécution pourra être supérieure à celle d’un travail interne.
Flexibilité
En faisant appel à une entreprise externe pour la frappe de documents, vous bénéficiez d’une grande flexibilité quant au volume de travail dont vous avez besoin. En effet, lors des pics d’activité, il est possible de solliciter davantage les prestataires externes. A l’inverse, en période de moindre activité, vous pouvez réduire le volume confié. Cela peut donc permettre d’éviter l’embauche de personnel supplémentaire et ses coûts associés (salaires, charges).
Expertise
Les entreprises spécialisées dans la frappe de documents ont généralement développé une expertise spécifique sur ce type de tâche et peuvent donc proposer un niveau de qualité supérieur. De plus, elles disposent souvent de personnels formés aux dernières technologies et méthodes de saisie, permettant ainsi de bénéficier d’un service performant et à jour.
Les inconvénients de l’externalisation de la frappe de documents
Perte de confidentialité
Un des principaux inconvénients de l’externalisation de la frappe de documents est la gestion de la confidentialité. En effet, en faisant appel à des entreprises extérieures, vous partagez potentiellement des informations sensibles sur votre activité ou vos clients qui pourraient être exposées à des tiers. Il est donc primordial de choisir un prestataire de confiance et d’établir des clauses de confidentialité strictes dans les contrats.
Manque de maîtrise
Lorsque la frappe de documents est externalisée, il devient plus difficile de garder un œil sur la qualité et l’avancement du travail réalisé. Une communication efficace avec le prestataire choisi est nécessaire afin d’éviter des erreurs coûteuses en temps et en ressources. Cela peut également engendrer des retards ou des problèmes si les résultats obtenus ne sont pas conformes aux attentes initiales.