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Transcription audio : quel est l’intérêt de cette pratique pour votre entreprise ?

La transcription audio consiste à créer un document écrit à partir d’un enregistrement audio. Cette prestation requiert un certain savoir-faire pour que le texte soit fidèle au discours ou aux échanges oraux. La transcription audio est de plus en plus utilisée dans les entreprises. C’est un outil de communication à la fois interne et externe.

La transcription audio n’est pas toujours une prestation très connue au sein des entreprises. De nombreux managers ou chefs d’entreprises ont tendance à croire que c’est quelque chose d’assez simple qu’ils peuvent confier à un collaborateur, même si celui-ci n’est pas formé. C’est une erreur qui peut coûter de l’argent et ralentir la productivité.

Mais avant de développer ce point, il convient de détailler les situations dans lesquelles votre entreprise peut avoir besoin d’un professionnel de la transcription audio.

La place de la transcription audio au sein de votre entreprise

La transcription audio peut être utile aux entreprises de plusieurs manières, notamment :

  • pour rendre les comptes rendus ou les notes de réunion plus accessibles aux employés qui n’ont pas pu assister à la réunion ;
  • pour saisir les commentaires des clients lors d’appels téléphoniques ou de groupes de discussion et ainsi en garder une trace écrite facilement consultable ;
  • pour documenter les conférences ou les discours destinés aux employés ou aux clients ;
  • pour améliorer le service à la clientèle en permettant aux clients de consulter les procès-verbaux des réunions ou d’autres documents importants ;
  • pour capitaliser sur un événement tel qu’une série de conférences organisées par l’entreprise.

D’une façon générale, la transcription audio est une prestation qui permet aux entreprises de disposer d’enregistrements précis et consultables des réunions, des appels téléphoniques et d’autres événements corporate. Ceci est particulièrement utile pour les entreprises qui doivent garder la trace de grandes quantités d’informations ou qui ont des employés qui travaillent à distance.

La consultation d’un document écrit est toujours plus simple que celle d’un enregistrement audio. Même si le public a tendance de plus en plus à visionner des vidéos ou à écouter des podcasts, le fait de pouvoir s’appuyer sur un document écrit pour diffuser les informations essentielles communiquées lors de ces conférences, ces réunions ou ces échanges reste capital pour une entreprise.

Pourquoi faire appel à un professionnel de la transcription audio ?

Comme indiqué plus haut, il peut être tentant de confier cette tâche à un salarié lambda de la société. C’est une fausse bonne idée. La transcription audio nécessite une certaine compétence que seul un professionnel expérimenté peut offrir à votre société.

En effet, ce dernier est expert dans la compréhension des enregistrements audio. Il pourra en faire une retranscription précise sans multiplier les écoutes. Il saura donc réaliser cette retranscription de façon plus rapide qu’une personne non formée. Par ailleurs, il maîtrise l’orthographe, la syntaxe, la grammaire et les règles de typographie.

Un professionnel de la transcription audio est également formé aux normes attendues pour la présentation des documents. Il saura comment formater le document et gérer plusieurs intervenants. Ce dernier point peut d’ailleurs être déroutant et chronophage pour une personne non formée à la transcription audio. En effet, le nom des différents intervenants doit apparaître de façon claire à chaque prise de parole.

Enfin, un professionnel de la transcription audio pourra reformuler à la demande du client les phrases « hésitantes » ou « bancales », corriger par exemple les doubles négations, et indiquer les interjections et les silences. Une transcription extenso verbatim peut également être proposée afin que le message original soit parfaitement respecté.

Ainsi, faire appel à un professionnel permet à votre entreprise d’économiser du temps et de l’argent sur le long terme.